1. Định mức vật tư tiêu hao là gì?

Định mức vật tư tiêu hao là lượng vật tư dự kiến sử dụng cho một đơn vị hoạt động, ví dụ cho mỗi đơn hàng, mỗi suất ăn, mỗi ca hoặc mỗi ngày. Từ định mức, cửa hàng có thể dự trù nhu cầu, đặt mức tồn tối thiểu và lên lịch nhập hàng.

2. Bước 1: Lập danh mục vật tư

Liệt kê toàn bộ vật tư tiêu hao theo nhóm:

3. Bước 2: Xác định đơn vị tính định mức

Chọn đơn vị phù hợp với từng vật tư:

• Theo sản phẩm bán ra: ly, nắp, ống hút cho mỗi ly đồ uống.
• Theo đơn hàng: túi giao hàng, tem niêm phong cho mỗi đơn.
• Theo ca hoặc theo nhân viên: găng tay, khẩu trang.
• Theo ngày: khăn lau, túi rác.

4. Bước 3: Ghi nhận lượng sử dụng thực tế

Trong 2–4 tuần, ghi nhận lượng tồn đầu kỳ, lượng nhập và tồn cuối kỳ để tính lượng sử dụng:

Sau đó chia cho số đơn vị hoạt động (số ly bán, số đơn, số ca…) để ra định mức thực tế. Lưu ý tách riêng các ngày đặc biệt như lễ, khuyến mãi.

5. Bước 4: Tính mức tồn tối thiểu và điểm đặt hàng

• Nhu cầu bình quân mỗi ngày = định mức × số đơn vị hoạt động trung bình mỗi ngày.
• Thời gian chờ hàng: số ngày từ khi đặt đến khi nhận (xác nhận với nhà cung cấp).
• Mức tồn an toàn: lượng dự phòng cho biến động nhu cầu hoặc giao hàng trễ.
• Điểm đặt hàng = nhu cầu bình quân mỗi ngày × thời gian chờ hàng + mức tồn an toàn.

Khi tồn kho chạm điểm đặt hàng, tiến hành đặt hàng bổ sung.

6. Bước 5: Lập bảng theo dõi

Bảng có thể làm trên bảng tính, cập nhật hằng tuần hoặc theo mỗi lần kiểm kho.

7. Bước 6: Rà soát và điều chỉnh

• So sánh định mức với thực tế mỗi tháng.
• Tìm nguyên nhân khi chênh lệch lớn: hao hụt, phát thừa, thay đổi menu.
• Cập nhật định mức khi thay đổi sản phẩm, bao bì hoặc quy trình.
• Điều chỉnh theo mùa vụ và chương trình khuyến mãi.

8. Câu hỏi thường gặp

Bao lâu nên kiểm kho vật tư tiêu hao?

Tùy quy mô; nhiều cửa hàng kiểm hằng tuần với vật tư dùng nhiều và hằng tháng với vật tư dùng ít.

Có nên giữ tồn kho thật nhiều để không bao giờ thiếu?

Không nên. Tồn quá nhiều gây đọng vốn, chiếm diện tích và có thể ảnh hưởng chất lượng vật tư. Hãy dùng điểm đặt hàng và mức tồn an toàn.

Định mức có cố định không?

Không. Cần rà soát định kỳ và điều chỉnh khi thay đổi menu, bao bì hoặc quy trình.

Làm sao giảm hao hụt vật tư?

Đặt vật tư vừa đủ tại điểm sử dụng, hướng dẫn nhân viên và ghi nhận cấp phát.

9. Kết luận

Lập định mức vật tư tiêu hao cửa hàng thực phẩm gồm các bước: lập danh mục, chọn đơn vị tính, ghi nhận lượng dùng thực tế, tính điểm đặt hàng, lập bảng theo dõi và rà soát định kỳ.

Khi có định mức rõ ràng, cửa hàng chủ động hơn trong đặt hàng và kiểm soát chi phí.

Liên hệ Longem để trao đổi về vật tư tiêu hao, quy cách và lịch cung ứng phù hợp với định mức của cửa hàng bạn.